Vergaderingen op afstand zijn inherent anders dan persoonlijke ontmoetingen, en dit betekent dat ze vaak slecht worden beheerd. Dat is zelfs in normale tijden een ernstige zorg, maar in tijden als deze kan het rampzalig zijn. Het is cruciaal dat agenten en makelaars meteen vergaderen.

Een ander goed nieuws (waar we op dit moment veel van nodig hebben) is dat goed georganiseerde online vergaderingen zeer nuttig kunnen zijn. Volgens de Harvard Business Review kunnen online vergaderingen zelfs effectiever zijn dan persoonlijke vergaderingen als ze goed zijn gedaan. Gelukkig zijn er tal van eenvoudige dingen die u kunt doen om online vergaderingen zo indrukwekkend mogelijk te maken.

1. Onderschat de socialisatiefactor niet.
Er zijn verschillende redenen om vergaderingen te houden: het delen van informatie, brainstormoplossingen en het coördineren van activiteiten. Maar een grote reden is socialisatie. Op afstand gelegen teams hebben virtuele vergaderingen nodig om sociale banden op te bouwen om beter samen te werken. En aangezien de onroerendgoedsector op relaties is gebaseerd, moeten agenten virtuele vergaderingen met klanten gebruiken om vertrouwen op te bouwen. Op dit moment moet u misschien meer vergaderingen houden dan normaal, omdat zoveel mensen zich geïsoleerd en niet verbonden voelen.

2. Bepaal vooraf de stemming.
Bezoekers zullen waarschijnlijk uit een groot aantal emotionele ruimtes komen – veelal negatief – wanneer ze aankomen. Neem hun mentaliteit en stemming in eigen hand door een informeel gesprek te faciliteren vóór de officiële starttijd van de vergadering. Laat het niet ongemakkelijk stil zijn of gedomineerd worden door een nevengesprek tussen slechts een paar van de vele mensen aan de lijn. Je kunt de pandemie niet erkennen – die zou niet authentiek zijn – maar houd onderwerpen eromheen zo positief mogelijk. Je kunt je afvragen of iemand een grappig verhaal heeft om te delen, of dat ze een creatieve manier hebben gezien waarop hun gemeenschap samenwerkt of iets teruggeeft.

3. Moedig de aanwezigen aan om hun camera aan te houden. De effectiviteit van vergaderingen zal exponentieel toenemen als iedereen zijn camera aan heeft staan, waardoor een audiogesprek een videoconferentie wordt. Hierdoor blijven mensen betrokken omdat ze weten dat wat ze doen voor iedereen zichtbaar is. Tegenwoordig hebben de meeste van uw deelnemers voldoende bandbreedte en bijna alle computers hebben camera’s, dus barrières zijn grotendeels een kwestie van gewoonte.

4. Wees strategisch over de volgorde van activiteiten en aankondigingen. Het eerste punt op uw vergaderagenda moet een herformulering zijn van het doel van de vergadering. Strategiseer daarna de volgorde van uw activiteiten. Als er bijvoorbeeld onderwerpen over “olifanten in de kamer” zijn, behandel die dan vroeg of ze zullen een afleiding zijn.
Als je een leuke of opwindende aankondiging hebt, wil je deze misschien voor het einde vasthouden, de deelnemers laten weten dat het eraan komt, maar de uitkomst verrassend houden om spanning te creëren. Als een agendapunt intensief is of een verhitte discussie oproept, ga er dan niet bovenaan de vergadering op in. Laat mensen eerst opwarmen en zich productief voelen, en raak ze dan met het uitdagende onderwerp.

5. Zoek creatieve manieren om mensen betrokken te houden. Veel online vergaderplatforms hebben de mogelijkheid om meerkeuzepeilingen uit te voeren en vervolgens een grafiek met de antwoorden van de deelnemers te tonen. Hetzelfde kan worden gedaan met chatvragen. Je kunt ook iedereen een presentator maken, zelfs als je ze gewoon vraagt om een dia voor te lezen aan de groep. Bovendien zorgt een breakout-workshop voor meer deelname omdat mensen in kleinere groepen breken om werk te doen. Verschillende van de grote online vergaderplatforms, waaronder Zoom en Google Hangouts, bieden nu breakouts aan.